Is deze functie iets voor jou?

Office Manager | 24 - 32 uur

Over Awaretrain

Van phishingmails tot ransomware en andere cyberaanvallen, tegenwoordig worden bedrijven continu geconfronteerd met digitale dreigingen. Bij Awaretrain maken we sinds 2014 van medewerkers binnen organisaties de beste verdediging tegen digitale dreigingen. De meeste informatie-incidenten worden namelijk nog altijd door de eigen medewerkers veroorzaakt en organisaties worstelen vaak met de betrokkenheid van hun medewerkers op dit vlak. Awaretrain helpt organisaties met het weerbaar maken tegen (online) beveiligingsrisico’s, zoals phishingaanvallen en datalekken. Dit doen we onder andere met ons security awareness platform met een breed aanbod aan online trainingen en interactieve content in maar liefst negen verschillende talen. Op een leuke en laagdrempelige manier helpen we inmiddels al honderden (internationale) klanten, van multinationals tot lokale mkb'ers, om een digitaal veilige en informatiebewuste werkomgeving te creëren. Awaretrain activeert de human firewall!

Wat ga je doen?

Als Office Manager ondersteun jij onze dagelijkse operatie in de breedte. We zoeken iemand die excelleert bij afwisselende verantwoordelijkheden, het werk ziet liggen en proactief schakelt (jij hebt geen aansporing nodig). Hieronder vind je een globaal overzicht van jouw werkzaamheden. De genoemde percentages zijn indicatief en kunnen in de praktijk iets afwijken. Afhankelijk van jouw kwaliteiten en ambities bieden we ruimte om je takenpakket verder uit te breiden en jezelf binnen deze rol te ontwikkelen.

• (Financieel) administratieve werkzaamheden (circa 60%): Je verzorgt diverse administratieve verantwoordelijkheden, een belangrijk aspect van jouw rol dat wekelijks de boventoon voert. Denk hierbij aan financiële taken zoals crediteuren- en debiteurenbeheer, inclusief het volledige factureringsproces. Daarnaast ben je betrokken bij het onboarden van nieuwe medewerkers en draag je zorg voor een deel van de personeelsadministratie.
• Facilitaire en operationele zaken oppakken (circa 20%): Je houdt de kantooromgeving op orde en regelt de inkoop (bestellingen) in de breedste zin van het woord. In het verlengde hiervan zorg je ervoor dat alle kantoorbenodigdheden altijd aanwezig zijn. Daarnaast organiseer je personeelsuitjes en regel je traktaties bij jubilea en verjaardagen. Je bent het aanspreekpunt voor leveranciers, zoals het schoonmaakbedrijf, onderhoudsmonteurs en de verhuurder. Bovendien vind je het geen probleem om enkele (kleine) facilitaire taken op je te nemen.
• Ondersteuning van directie en collega’s (circa 20%): Wanneer en in welke vorm dat ook nodig is, zonder je prioriteiten uit het oog te verliezen natuurlijk. Of het nu gaat om het maken van een afspraak voor de directeur of een administratieve taak voor een collega van sales, jij zoekt proactief de samenwerking op en hebt aan een half woord genoeg. Daarnaast fungeer je als centraal aanspreekpunt en neem je actief deel aan interne vergaderingen (in het Engels). Je hebt altijd scherp zicht op het reilen en zeilen binnen onze organisatie en zet je in voor steeds soepelere en efficiëntere werkprocessen.

Wat bieden we jou?

Je komt te werken in een klein, informeel en toegewijd team met leuke collega’s. We pakken nieuwe dingen aan door "te doen" en maken daarbij graag gebruik van feedback van elkaar. Zo staan we open voor nieuwe ideeën en initiatieven die o.a. tijdens de maandelijkse ‘brainstormborrels’ ontstaan of worden gedeeld. Verder kun je bij Awaretrain rekenen op de volgende arbeidsvoorwaarden:

• Een functie met verantwoordelijkheid, vrijheid en afwisseling en dat voor 24 t/m 32 uur per week waarbij de werktijden flexibel zijn.
• Een goed salaris dat wordt vastgesteld aan de hand van jouw kennis en ervaring.
• 8% vakantietoeslag en 27 vakantiedagen per jaar o.b.v. een fulltime dienstverband.
• Een goede pensioenregeling.
• Een jaarcontract met de intentie om deze op te volgen met een vast dienstverband.
• De mogelijkheid om gedeeltelijk vanuit huis te werken. Tijdens jouw inwerktraject is zoveel mogelijk aanwezigheid op ons kantoor gewenst. Dan is het gewoon handiger om veel bij elkaar zitten.

Wat neem jij mee?

Wij gaan graag met jou in gesprek wanneer je:

• Minimaal een mbo(+)-opleiding afgerond, bij voorkeur in de richting van administratie en/of directiesecretaresse/managementassistent (dit is geen must).
• Ervaring hebt met (financiële) administratieve en officesupport werkzaamheden. Je bent administratief bewezen sterk en werkt dan ook van nature secuur (dat is in deze rol echt belangrijk).
• Een hands-on mentaliteit hebt en initiatief neemt. Wij willen niet achter jou aan zitten; liever zit jij achter ons aan... 😉
• Uitstekend overzicht weet te houden en projectmatig kunt werken.
• Sociaal en toegankelijk bent en het leuk vindt om iedereen binnen de organisatie te leren kennen.
• De Nederlandse taal uitstekend beheerst in woord en geschrift. (Basis)beheersing van de Engelse taal is ook een must.
• Binnen een straal van 30 minuten reistijd van ons kantoor in Nijmegen woont.
• Een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) kunt overleggen (de aanvraag wordt door Awaretrain vergoed).

Spreekt deze uitdaging je aan? Wil je meer weten?

Dan horen we graag van je! Awaretrain wordt door Sprint Intermediair ondersteund bij de werving en selectie ten behoeve van deze vacature. Heb je interesse én voldoe je aan de eisen zoals genoemd in bovenstaand profiel? Stuur dan je cv, eventueel aangevuld met motivatie, naar dvdberg@sprintintermediair.nl. Voor meer informatie kun je contact opnemen met Dennis van den Berg (behandelend Consultant bij Sprint Intermediair) op 06-48486036.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.