Clean desk

Clean desk of een clean desk policy gaat om het opgeruimd houden van je werkplek. Het voorkomt de diefstal van of ongeautoriseerde toegang tot gevoelige informatie. Vaak maakt een clean desk policy onderdeel uit van de algemene beveiligingsstrategie van het bedrijf. Dit beleid schrijft voor dat medewerkers bij het verlaten van hun werkplek en aan het eind van elke werkdag hun bureau moeten opruimen.

• Clean desk policy voorbeeld
• Voordelen van een clean desk policy
• Praktische tips voor een clean desk
• Tips voor een succesvolle clean desk policy

Clean desk policy voorbeeld

Clean desk policy betekent concreet dat documenten veilig opgeborgen moeten worden, notities op een veilige plek bewaard moeten worden en dat persoonlijke apparaten, zoals mobiele telefoons en tablets, en verwisselbare media, zoals USB-sticks, niet onbeheerd mogen rondslingeren. Daarnaast mogen wachtwoorden absoluut niet op briefjes worden opgeschreven, dienen er geen documenten op en om printers te worden achtergelaten en moeten whiteboards schoongemaakt worden. Bovendien moeten computers worden vergrendeld bij het verlaten van de werkplek

Voordelen van een clean desk policy

• Je voorkomt dat gevoelige en waardevolle informatie rondslingert en in handen komt van onbevoegden.
• Een clean desk beleid is onderdeel van de ISO 27001 norm voor informatiebeveiliging.
• Een clean desk policy stimuleert het zorgvuldig omgaan met papier. Er zal meer digitaal gedaan worden.
• Het ziet er simpelweg netjes en professioneel uit. (Bijna) iedereen werkt toch graag in een schone en opgeruimde omgeving?
• Je kan je beter focussen doordat er minder spullen zijn om je mee af te leiden.

Praktische tips voor een clean desk

• Maak gebruik van wachtwoordmanagers om wachtwoorden op te slaan.
• Digitaliseer je informatie.
• Heb al je dagelijkse benodigdheden binnen handbereik.
• Gebruik kabelbinders of clips om kabels netjes weg te werken.
• Zorg voor voldoende (afgesloten) prullenbakken .
• Sta alleen dichte drinkbekers en flessen met een dop toe.
• Minimaliseer de hoeveelheid persoonlijke spullen op je bureau.
• Plaats een slot op archiefkasten en opbergplekken van elektronische apparaten.
• Zorg voor een goede IT security.

Tips voor een succesvolle clean desk policy

1. Geef het goede voorbeeld

Door zelf het goede voorbeeld te geven, zullen anderen makkelijker volgen. Het motiveert en inspireert namelijk om dezelfde actie te ondernemen en een opgeruimde werkplek te creëren. Hierbij is het belangrijk dat alle leidinggevenden de policy ook actief naleven en uitdragen. Dit zorgt voor een collectieve opruimcultuur.

2. Maak het overzichtelijk

Voordat je een overzichtelijke werkplek kan maken, is het belangrijk om helder te krijgen hoe deze werkplek eruitziet. Maak een overzicht met duidelijke richtlijnen waar iedereen zich aan kan houden. Vermeld welke spullen wel en niet zijn toegestaan, wat de correcte opbergplek is en hoe items het veiligst worden weggegooid.

3. Vaste opruimmomenten

Implementeer vaste opruimmomenten in de week, maar ook gedurende de werkdag. Maak er bijvoorbeeld een gewoonte van om na je werkdag je bureau op te ruimen of na een belangrijke meeting het whiteboard schoon te maken. Door ernaast nog een keer per week je (fysieke en digitale) archiefkasten op te ruimen en elektronische apparaten te controleren, voorkom je het verlies van gevoelige informatie én blijft het netjes opgeruimd.

4. Bepaal de verantwoordelijkheid

Het is belangrijk om in de clean desk policy van je bedrijf duidelijk te vermelden wie waar verantwoordelijk voor is. Dit voorkomt een hoop onduidelijkheid en onenigheid. Daarnaast weet je ook precies wie je kan aanspreken op het moment dat iets niet netjes is achtergelaten. Daar kan je als bedrijf weer van groeien.

5. Beperk de toegang

Door van tevoren te bepalen wie wel en niet toegang heeft tot bepaalde plekken of informatie, verklein je het risico op diefstal en verlies van belangrijke gegevens. Bekijk goed de ‘wie’ en ‘waarom’: wie heeft toegang nodig en waarom heeft deze persoon toegang nodig? Het is wellicht logisch dat een HR-manager toegang heeft tot personeelsdocumenten. Maar de schoonmaakster van het bedrijf heeft niks te zoeken in deze documenten. Andersom heeft de schoonmaakster de sleutel tot het opruimhok nodig en de HR-manager niet.

6. Training en bewustwording

Misschien dat het voor jou de normaalste zaak van de wereld is om alles netjes en veilig achter te laten. Maar geldt dat ook voor je collega’s? Door regelmatig je collega’s te trainen in veilig werken, creëer je een bewuste bedrijfscultuur. Als mensen begrijpen waarom ze alles netjes moeten achterlaten en wat de risico’s zijn als dit niet gebeurt, zal dit leiden tot meer draagvlak.